Dans un environnement professionnel de plus en plus digitalisé, les TPE/PME et startups ont besoin d’agilité pour se développer rapidement et efficacement. Pour cela, elles doivent pouvoir s’appuyer sur un soutien administratif et opérationnel solide. C’est là qu’intervient l’assistant externalisé à temps partagé : un professionnel polyvalent, à distance, qui s’intègre facilement dans votre organisation tout en vous faisant gagner un temps précieux.
Mais pour être véritablement efficace, un assistant doit aussi disposer des bons outils. Dans cet article, nous vous présentons les outils incontournables d’un assistant externalisé.
- Les outils de communication : pour une collaboration fluide
Un assistant à distance doit pouvoir échanger facilement avec vous et vos équipes. Voici les outils essentiels :
- Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp : pour les échanges quotidiens rapides.
- Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams : pour les réunions et briefings à distance.
- Loom : pour partager des vidéos explicatives si besoin d’illustrer une procédure ou un message.
Chez Kreski, nos assistants sont formés à ces outils pour garantir une communication claire, fluide et réactive.
- Les outils de gestion de tâches et de projets
Pour bien organiser les missions, respecter les délais et suivre l’avancée des projets :
- Trello, Monday ou Notion : pour créer des tableaux de bord, attribuer des tâches et collaborer efficacement.
- Todoist, Dynalist ou Microsoft To Do : pour les listes de tâches simples au quotidien.
Un assistant externalisé maîtrise ces outils pour piloter vos projets et ne rien laisser au hasard.
- Les outils bureautiques et de documentation
Un assistant doit pouvoir produire et gérer efficacement vos documents administratifs :
- Google Workspace (Docs, Sheets, Drive) ou Microsoft 365 (Word, Excel, OneDrive) : pour la création, le partage et l’archivage de documents.
- PDFescape ou Adobe Acrobat : pour gérer, modifier ou annoter des fichiers PDF.
Nos assistants s’adaptent à votre environnement bureautique existant pour une intégration sans friction.
- Les outils de gestion d’agenda et de planification
La gestion du temps est au cœur du rôle d’un assistant externalisé :
- Google Calendar ou Outlook : pour la gestion des rendez-vous, réunions, rappels.
- Calendly ou TidyCal : pour permettre à vos interlocuteurs de planifier des créneaux automatiquement, sans échanges interminables.
Avec ces outils, nos assistants virtuels optimisent votre emploi du temps et vous libèrent des micro-gestions chronophages.
- Les outils pour la gestion administrative et financière
Les assistants externalisés peuvent aussi vous aider à suivre vos factures, devis et paiements :
- Pennylane, Indy ou Tiime : pour la pré-comptabilité ou le suivi des finances.
- Dext ou Receipt Bank : pour le classement automatisé des justificatifs.
Grâce à ces outils, l’assistant vous aide à garder le cap sur votre trésorerie sans vous perdre dans la paperasse.
- Les outils de productivité et d’automatisation
Pour gagner du temps et automatiser certaines tâches :
- Zapier ou Make : pour relier vos outils et automatiser les processus récurrents.
- Dashlane, LastPass ou 1Password : pour gérer les accès et les mots de passe en toute sécurité.
Nos assistants savent tirer parti de ces outils pour que vous en fassiez plus… en en faisant moins.
Conclusion : les bons outils + le bon assistant = la combinaison gagnante pour votre entreprise
Externaliser votre assistance, ce n’est pas juste déléguer des tâches. C’est investir dans un binôme de confiance, équipé des meilleurs outils pour booster votre efficacité.
Que vous soyez indépendant à la recherche d’un assistant opérationnel, dirigeant d’une PME en quête d’un assistant de direction ou une startup voulant déléguer son administratif, nous vous proposons des assistants à temps partagé expérimentés, formés aux outils numériques les plus courants et capables de s’adapter à votre environnement en un temps record.
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