Externaliser certaines tâches de votre entreprise est une décision stratégique qui peut considérablement améliorer votre productivité. Mais face à la diversité des missions à déléguer, une question revient souvent : quel profil d’assistant externalisé choisir selon vos besoins ?
Grâce à ce guide pratique, nous vous aidons à y voir plus clair et à faire les bons choix pour votre TPE ou PME.
Mais avant tout, pourquoi faire appel à un assistant externalisé ?
Un assistant free lance est un professionnel indépendant qui prend en charge certaines tâches de votre entreprise à distance (ou sur site dans certains cas), de manière flexible et sur mesure.
La délégation à un assistant à temps partagé présente plusieurs avantages :
- Aucune charges fixes.
- Zéro gestion RH.
- Une vraie expertise sans embauche.
- Une collaboration évolutive selon vos besoins.
Mais encore faut-il choisir le bon profil pour les bonnes missions. Passons en revue les profils types d’assistant à distance et les missions correspondantes :
- Assistant administratif indépendant : le pilier de l’organisation quotidienne
Pour quelles missions ?
- Gestion des emails et du courrier
- Classement de documents, suivi de la complétude de dossiers
- Prise de rendez-vous
- Suivi de tableaux de bord, reporting
- Rédaction de courriers ou devis simples
- Mise à jour de bases de données
Profil recommandé :
Un assistant administratif expérimenté, rigoureux, organisé et réactif.
Idéal pour les TPE/PME sans assistant interne ou en surcharge ponctuelle.
- Assistant de direction externalisé : pour un soutien stratégique du dirigeant
Pour quelles missions ?
- Gestion de la boîte mails
- Gestion d’agenda et prise de RDV
- Gestion des déplacements et des notes de frais
- Préparation de réunions et rédaction de comptes-rendus
- Coordination d’équipes ou de prestataires
- Suivi de projets ou de dossiers complexes
Profil recommandé :
Un profil senior, avec une excellente capacité de synthèse, diplomatie, et sens de la confidentialité.
Parfait pour les dirigeants souhaitant se recentrer sur la stratégie sans perdre en contrôle opérationnel.
- Assistant marketing, commercial ou support client : pour booster votre prospection
Pour quelles missions ?
- Qualification de fichiers prospects
- Envoi de newsletters, publication de contenus sur les réseaux, mise à jour de votre site web
- Gestion des demandes entrantes et prise de rendez-vous
- Envoi de propositions commerciales et de devis
- Relances commerciales et signatures de contrats
- Suivi de tableaux de performance
Profil recommandé :
Un assistant à l’aise à l’écrit comme à l’oral, avec une bonne maîtrise des outils marketing et CRM type Brevo ou Sellsy.
Idéal pour les entreprises en phase de développement ou en manque de temps pour prospecter.
- Assistant service client : l’image de votre entreprise
Pour quelles missions ?
- Réception et réponse aux demandes clients (email, téléphone, chat)
- Gestion des réclamations
- Suivi des commandes et SAV
- Enquêtes de satisfaction
- Préparation de réponses types et FAQ
Profil recommandé :
Un assistant empathique, avec une bonne connaissance des outils de support clients comme Zendesk.
Un must-have pour les start-ups en croissance.
- Assistant comptable ou de gestion : pour garder le cap sur les chiffres
Pour quelles missions ?
- Edition de factures
- Rapprochements bancaires
- Relances et recouvrement
- Suivi de trésorerie
- Gestion des factures fournisseurs
- Préparation des pièces comptables
Profil recommandé :
Un assistant formé aux bases de la comptabilité, rigoureux et discret, familier avec les outils type Pennylane.
Une solution efficace pour les dirigeants qui veulent mieux piloter sans s’enliser dans les chiffres.
Conclusion :
Choisir les bons profils, c’est choisir l’efficacité. Chaque mission a son profil d’assistant externalisé idéal. En externalisant les bonnes tâches à des assistants à distance compétents et bien sélectionnés, vous gagnez du temps, de l’énergie, et vous augmentez l’efficience de votre entreprise.
Chez Kreski, nous vous accompagnons pour trouver l’assistant à distance qu’il vous faut : identifier vos besoins, définir les outils adaptés, sélectionner les profils correspondants et définir précisément les process pour permettre une collaboration souple, évolutive et humaine avec nos assistants à temps partagé.
Notre objectif ? Vous aider à faire plus et faire mieux, en faisant moins vous-même.
Besoin d’un assistant externalisé ? Parlons-en !
