L’externalisation (ou « outsourcing ») est en pleine expansion, et la tendance se poursuit avec une croissance annuelle attendue de 3 à 10% selon les secteurs sur les 10 prochaines années (source).
Mais pourquoi ?
Penchons-nous sur ce que l’externalisation d’une manière générale, et notamment l’externalisation des fonctions support peut apporter à votre organisation : quels sont concrètement les principaux bénéfices attendus du recours à un assistant à distance ?
1/ Concentrez-vous sur votre cœur de métier
Que ce soit la comptabilité, la gestion RH, le service client ou plus globalement l’IT, il s’agit d’autant de tâches chronophages et répétitives qui vous éloignent de l’essentiel de votre activité au quotidien. En externalisant ces fonctions non stratégiques à des assistants qualifiés, vous pouvez ainsi réallouer votre temps ainsi que celui de vos équipes sur votre cœur de mission et vos tâches à plus forte valeur ajoutée.
2/ Réduisez vos coûts opérationnels
L’un des avantages les plus évidents de l’externalisation est la réduction des coûts opérationnels.
Bien entendu, ce gain économique peut logiquement s’obtenir en ayant recours à un prestataire offshore offrant des coûts salariaux moindres…mais pas uniquement !
En effet, vous pouvez obtenir des gains de productivité importants y compris en ayant recours à un assistant opérationnel « local ». Pourquoi ? Tout simplement parce que l’assistant virtuel spécialisé exécutera les tâches déléguées de manière plus efficiente que vous ou vos salariés qui les accomplissent souvent de manière fragmentée, consacrant seulement une petite partie de leur temps et de leurs compétences à ces fonctions qui ne relèvent pas de leur expertise principale.
3/ Gagnez en flexibilité
L’externalisation d’une manière générale, et le recours à une secrétaire à distance en particulier, offrent une flexibilité opérationnelle et une agilité accrues.
D’une part, vous n’êtes liés que par un contrat de prestation de services, plus flexible qu’un contrat de travail salarié.
D’autre part, le recours à un prestataire externalisé vous permettra de trouver les ressources adaptées de manière plus rapide qu’un recrutement, et vous permettra par la suite d’ajuster rapidement les ressources disponibles en fonction des fluctuations de votre besoin.
Vous l’aurez compris, les modalités d’ajustement et/ou d’interruption de la prestation sont bien entendu des points cruciaux à étudier dans votre recherche d’assistant opérationnel à distance.
S’il s’agit là des trois principales raisons qui poussent un nombre grandissant d’organisations à externaliser leurs fonctions support, la liste est loin d’être exhaustive.
L’externalisation peut en effet être également motivée par le fait d’accéder à des compétences spécialisées voire une expertise difficile à trouver en interne, par le souhait de déléguer une partie des risques opérationnels, par la recherche de délais plus courts ou encore pour des besoins organisationnels (par exemple avoir des prestataires dans une autre région du globe pour travailler en horaires décalés ou poursuivre certaines tâches pendant la nuit sur votre marché local).
Enfin, si l’externalisation des fonctions support peut être une stratégie d’efficience pour toute organisation souhaitant optimiser ses process, n’oublions pas que ce n’est pas pour autant la panacée !
Nous reviendrons en effet dans un prochain article sur les raisons, situations et contextes dans lesquels l’externalisation n’est pas recommandée.
C’est la raison pour laquelle chez Kreski, nous mettons un point d’honneur à valider en amont avec nos clients les raisons qui les amènent à vouloir avoir recours à l’externalisation, à définir ensemble les objectifs de notre collaboration et à veiller à ce que ces objectifs soient effectivement atteints grâce à notre intervention.
